Xuất khẩu ủy thác: Quy trình, hồ sơ và cách xuất hóa đơn 2026

Xuất khẩu ủy thác là phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi muốn đưa hàng hóa ra nước ngoài nhưng chưa có đủ nhân sự, kinh nghiệm hoặc năng lực trực tiếp xử lý các nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Theo hình thức này, doanh nghiệp có hàng sẽ thuê một thương nhân khác đứng ra thực hiện hoạt động xuất khẩu theo nội dung đã thỏa thuận.

Đặc biệt, trong năm 2026, một số quy định liên quan đến quản lý ngoại thương và hóa đơn điện tử có sự thay đổi. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, hồ sơ cũng như trách nhiệm của các bên để hạn chế phát sinh sai sót trong quá trình thực hiện.

Xuất khẩu ủy thác là gì?

Xuất khẩu ủy thác là hình thức trong đó chủ hàng giao cho một thương nhân thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa theo thỏa thuận giữa hai bên. Theo Điều 155 Luật Thương mại 2005, bên nhận ủy thác sẽ tiến hành mua bán hàng hóa dưới danh nghĩa của chính mình và được hưởng thù lao từ hoạt động ủy thác. Trong khi đó, bên giao ủy thác có thể là thương nhân hoặc chủ thể không phải thương nhân.

Hình thức xuất khẩu này thường được cân nhắc trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp mới triển khai hoạt động xuất khẩu và chưa có nhiều kinh nghiệm.
• Chưa xây dựng đội ngũ chuyên trách phụ trách xuất nhập khẩu.
• Chưa thành thạo các thủ tục hải quan, chứng từ và nghiệp vụ giao dịch quốc tế.
• Cá nhân hoặc tổ chức không phải thương nhân có nhu cầu đưa hàng hóa của mình ra nước ngoài một cách hợp pháp.
• Doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng có yêu cầu riêng về giấy phép hoặc điều kiện xuất khẩu và cần đơn vị có chuyên môn hỗ trợ.

>>> Đọc thêm: Ủy thác xuất khẩu là gì? Khi nào nên chọn thay vì tự làm

Quy định pháp lý về xuất khẩu ủy thác mới 2026

Hoạt động xuất khẩu ủy thác không chỉ liên quan đến quan hệ thương mại giữa hai bên mà còn chịu sự quản lý của pháp luật về ngoại thương, hải quan và thuế. Một số văn bản quan trọng doanh nghiệp cần quan tâm trong năm 2026 gồm:

• Luật Thương mại 2005: Nội dung về ủy thác mua bán hàng hóa được quy định tại Điều 155-165. Các điều khoản này đề cập đến chủ thể tham gia, điều kiện đối với bên nhận ủy thác, hàng hóa được ủy thác cũng như hình thức hợp đồng.
• Luật Quản lý ngoại thương 2017: Điều 50 quy định về hoạt động ủy thác và nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu. Hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất khẩu không được thực hiện theo hình thức ủy thác. Đối với hàng hóa phải có giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện xuất khẩu, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác cần có giấy phép hoặc đáp ứng đầy đủ điều kiện tương ứng trước khi ký kết hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.
• Nghị định 292/2026/NĐ-CP: Được ban hành ngày 22/07/2026 và bắt đầu có hiệu lực từ 05/09/2026, thay thế Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Nghị định này hướng dẫn một số nội dung của Luật Quản lý ngoại thương, đồng thời quy định các danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, theo điều kiện và những nhóm hàng chịu cơ chế quản lý khác.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Có hiệu lực từ 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và phương thức xử lý hóa đơn trong một số trường hợp, bao gồm cả hoạt động ủy thác xuất khẩu.

Lợi ích khi lựa chọn xuất khẩu ủy thác

Đối với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong giao dịch và thực hiện thủ tục xuất khẩu quốc tế, xuất khẩu ủy thác có thể giúp giảm bớt áp lực về nhân sự và nghiệp vụ. Một số lợi ích đáng chú ý gồm:

Tiết kiệm chi phí và nhân lực

Thay vì phải xây dựng ngay một bộ phận xuất nhập khẩu riêng, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ của đơn vị nhận ủy thác. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được các khoản đầu tư ban đầu liên quan đến tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân sự chuyên môn, đặc biệt hữu ích với những đơn vị mới bắt đầu xuất khẩu.

Tối ưu thời gian và thủ tục

Đơn vị nhận ủy thác có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị chứng từ, xử lý thủ tục hải quan và phối hợp với các bên liên quan trong quá trình vận chuyển quốc tế. Việc này giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý hồ sơ và hạn chế những lỗi thường gặp khi tự thực hiện.

Hạn chế rủi ro thủ tục

Trước khi tiến hành xuất khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra nhiều yếu tố như chính sách quản lý mặt hàng, giấy phép và các yêu cầu chuyên ngành. Khi sử dụng dịch vụ ủy thác, các nội dung này có thể được hỗ trợ rà soát, qua đó giảm khả năng hồ sơ thiếu hoặc không đáp ứng yêu cầu.

Đảm bảo quy trình xuất khẩu xuyên suốt

Các công đoạn từ chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển hàng hóa cho đến hoàn thiện hồ sơ sau xuất khẩu có thể được phối hợp trong cùng một quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp dễ theo dõi tiến độ và chủ động hơn trong kế hoạch giao hàng cho đối tác nước ngoài.

Quy trình xuất khẩu ủy thác và hồ sơ cần chuẩn bị

Tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa, thị trường nhập khẩu và yêu cầu quản lý chuyên ngành, trình tự thực hiện có thể khác nhau. Tuy nhiên, một lô hàng xuất khẩu ủy thác về cơ bản sẽ trải qua các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa và chính sách xuất khẩu

Trước khi ký kết và triển khai, hai bên cần xác định đầy đủ thông tin về hàng hóa như tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, nguồn gốc và các yêu cầu quản lý chuyên ngành liên quan.

Đồng thời, cần kiểm tra hàng hóa có nằm trong danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu hay không; trường hợp phải xin giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện xuất khẩu thì cần hoàn thành các yêu cầu tương ứng.

Đây là bước đặc biệt cần chú ý từ ngày 05/09/2026, thời điểm Nghị định 292/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực.

Bước 2: Ký hợp đồng ủy thác xuất khẩu

Sau khi xác định hàng hóa đủ điều kiện thực hiện, bên ủy thác và bên nhận ủy thác tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng cần được lập bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.

Các nội dung nên được thỏa thuận cụ thể gồm:

• Thông tin của các bên và phạm vi trách nhiệm của từng bên.
• Tên hàng, số lượng và giá trị hàng hóa.
• Mức phí ủy thác.
• Phương thức và thời hạn thanh toán.
• Trách nhiệm cung cấp hồ sơ, giấy phép và các chứng từ liên quan.
• Phân định trách nhiệm đối với thuế, phí và những khoản chi phí phát sinh.
• Phương án xử lý trong trường hợp hàng hóa hoặc chứng từ xuất hiện sai sót.

Bước 3: Bàn giao hàng hóa và chứng từ

Bên ủy thác có trách nhiệm bàn giao hàng hóa cùng các thông tin, tài liệu cần thiết để bên nhận ủy thác thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu.

Tùy theo từng lô hàng, bộ hồ sơ có thể bao gồm:

• Hợp đồng ủy thác.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
• Giấy phép xuất khẩu hoặc giấy tờ chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc diện quản lý.
• Hồ sơ chứng minh nguồn gốc, chất lượng tùy theo đặc điểm mặt hàng.
• C/O trong trường hợp thị trường hoặc người mua yêu cầu.

Theo quy định mới về hóa đơn, khi bàn giao hàng cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, bên có hàng hóa sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan và xuất khẩu

Dựa trên bộ hồ sơ thực tế, bên nhận ủy thác phối hợp thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết. Sau khi hoàn tất thủ tục, hàng hóa được đưa đến cửa khẩu và tiến hành xuất khẩu theo kế hoạch đã thống nhất.

Bước 5: Đối chiếu chứng từ và quyết toán

Khi hàng đã thực xuất, hai bên tiến hành kiểm tra và đối chiếu các thông tin liên quan đến số lượng, trị giá hàng hóa, thuế, phí cũng như các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện.

Bên nhận ủy thác đồng thời bàn giao các chứng từ liên quan cho bên ủy thác để phục vụ công tác hạch toán, kê khai thuế và lưu trữ hồ sơ.

>>> Xem thêm: Uỷ thác xuất khẩu chính ngạch: Chi tiết thủ tục doanh nghiệp cần nắm

Cách xuất hóa đơn khi ủy thác xuất khẩu năm 2026

Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP liên quan đến chứng từ và hóa đơn trong hoạt động ủy thác xuất khẩu.

Khi giao hàng cho bên nhận ủy thác, bên có hàng hóa sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và chưa lập ngay hóa đơn GTGT cho số hàng hóa này tại thời điểm bàn giao.

Sau khi hàng đã thực xuất và có xác nhận từ cơ quan hải quan, bên có hàng hóa căn cứ vào chứng từ đối chiếu về số lượng và giá trị thực tế của lô hàng để lập hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử cho bên nhận ủy thác.

Ở chiều ngược lại, bên nhận ủy thác lập hóa đơn điện tử đối với khoản phí ủy thác theo mức phí đã được hai bên thống nhất.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ba loại chứng từ sau:

• Hóa đơn hàng hóa ủy thác xuất khẩu: Bên sở hữu hàng hóa lập cho bên nhận ủy thác theo quy định.
• Hóa đơn phí ủy thác: Bên nhận ủy thác phát hành để ghi nhận khoản phí dịch vụ được hưởng.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Được sử dụng tại thời điểm giao hàng cho bên nhận ủy thác theo quy định.

Việc phân biệt đúng mục đích và thời điểm sử dụng từng loại chứng từ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình hạch toán, kê khai thuế và thực hiện quyết toán sau khi hoàn thành lô hàng.

Những lưu ý khi xuất khẩu ủy thác

Để hạn chế tranh chấp và sai sót trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:

• Phân định rõ trách nhiệm trong hợp đồng: Các bên cần thống nhất cụ thể trách nhiệm liên quan đến nguồn gốc, chất lượng hàng hóa, giấy phép, chứng từ, mã HS, thuế và những khoản chi phí có thể phát sinh.
• Kiểm tra giấy phép và điều kiện xuất khẩu: Với hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải đáp ứng yêu cầu tương ứng trước thời điểm ký hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Hợp đồng ủy thác, hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan, chứng từ vận tải, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan đến hàng hóa cần được lưu giữ đầy đủ để phục vụ việc đối chiếu, hạch toán và kê khai khi cần.
• Thống nhất phí ủy thác ngay từ đầu: Hợp đồng nên thể hiện rõ mức phí dịch vụ đã bao gồm những hạng mục nào, đồng thời quy định cụ thể các khoản chi phí phát sinh sẽ được tính riêng để tránh tranh chấp về sau.

Trường Thành Logistics nhận xuất khẩu ủy thác trọn gói

Với doanh nghiệp mới tham gia thị trường quốc tế hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý chính sách mặt hàng, việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục hải quan có thể phát sinh nhiều vấn đề. Chỉ một sai sót trong chứng từ cũng có khả năng khiến quá trình thông quan bị ảnh hưởng và kéo theo chậm trễ kế hoạch giao hàng.

Lựa chọn ủy thác xuất khẩu giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực trong những công đoạn này. Trường Thành Logistics hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu kiểm tra chính sách hàng hóa, chuẩn bị hồ sơ đến thực hiện thủ tục hải quan, phối hợp vận chuyển quốc tế và hoàn thiện chứng từ sau khi hàng xuất khẩu.

Với quy trình phối hợp xuyên suốt, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc kiểm soát hồ sơ, tiến độ và hạn chế những rủi ro không đáng có trong quá trình xuất khẩu.

Câu hỏi thường gặp khi xuất khẩu ủy thác

Xuất khẩu ủy thác có cần xin giấy phép riêng không?

Không có giấy phép riêng được cấp chỉ để thực hiện hoạt động xuất khẩu ủy thác. Tuy nhiên, nếu mặt hàng thuộc diện xuất khẩu phải có giấy phép hoặc đáp ứng các điều kiện nhất định thì bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có giấy phép hoặc đáp ứng đầy đủ điều kiện tương ứng theo quy định pháp luật.

Cá nhân không phải thương nhân có được ủy thác xuất khẩu không?

Có. Cá nhân hoặc tổ chức không phải thương nhân có thể tham gia với tư cách bên giao ủy thác để xuất khẩu hàng hóa phục vụ nhu cầu của mình, ngoại trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất khẩu.

Trong khi đó, bên nhận ủy thác phải là thương nhân và kinh doanh mặt hàng phù hợp với loại hàng hóa được nhận ủy thác theo quy định của Luật Thương mại.

Ai chịu thuế và chi phí khi xuất khẩu ủy thác?

Về nguyên tắc, bên giao ủy thác, tức chủ hàng, chịu trách nhiệm chính đối với các khoản thuế và chi phí liên quan đến lô hàng xuất khẩu. Bên nhận ủy thác chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế phát sinh đối với khoản phí dịch vụ hoặc hoa hồng mà mình nhận được.

Xuất khẩu ủy thác là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp muốn giảm áp lực về nhân sự, nghiệp vụ và thủ tục khi đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế. Tuy nhiên, để quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp vẫn cần lựa chọn đơn vị nhận ủy thác có năng lực và chủ động kiểm tra các yêu cầu liên quan đến hồ sơ, hải quan, thuế và hóa đơn thương mại.

Liên hệ Trường Thành Logistics để được tư vấn phương án xuất khẩu ủy thác phù hợp với đặc điểm hàng hóa, đảm bảo đúng quy định và tối ưu chi phí.

Trường Thành Logistics - Chuyên nghiệp, tận tâm

Hotline: 0915 36 38 39

Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.

Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com

Website: https://truongthanhlogistics.com/

CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng

CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh

Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS